lunes, 9 de febrero de 2009

CUANDO ALGO ES CONFIDENCIAL

La confidencialidad en documentos, conversaciones, acciones a tomar y ciertas situaciones, es algo que muy pocas compañías en el mundo han logrado establecer.
Es muy típico encontrar en el encabezado o pie de página de muchos documentos internos de una compañía, la palabra “confidencial” o la frase “prohibida su reproducción”. Estas palabras sirven para una cosa: llamar aún más la atención. Si se quiere manejar un documento o un proyecto con un bajo perfil y no se quiere que sus datos o informaciones traspasen las paredes de la compañía, aplíquele el tratamiento de “bajo perfil”. No demuestre expresamente que es importante, colocándole las palabras “confidencial”, “secreto” o expresiones similares.
Adjetivos como los anteriores fueron puestos para alimentar el ego de su creador y con ello, demostrar la importancia de un escrito o proyecto. Los ejecutivos deben tener la madurez suficiente para saber cuándo un proyecto o documento es importante y cuándo no! Ahora bien, colocarle a un documento la palabra confidencial, lo convierte automáticamente en un escrito apetecible a la curiosidad de otros empleados, por altos o bajos que estén en la organización.

LA CONFIDENCIALIDAD

Un proyecto se vuelve confidencial cuando mantiene un bajo perfil dentro del ambiente en que se trata. Cuando se trasladan de un sitio a otro personajes que están altamente expuestos al peligro, muchas veces se utilizan señuelos. Un gran carro con varios vehículos escoltas se ve pasar de un sitio a otro de la ciudad, mientras que el personaje en cuestión está viajando en un taxi, solo y tal vez, con un escolta personal.
Precisamente, el documento confidencial debe tratarse de una manera similar: Sin hacerlo vistoso, ni elegante y sin palabras que llamen la atención. De la misma manera se deben tratar las llamadas telefónicas: no las haga parecer importantes cuando esté hablando delante de alguien. Y si lo que va a hablar es supremamente importante, no lo diga por teléfono; es preferible tratarlo personalmente, en un almuerzo o en una reunión. Es mejor hacerlo en una reunión, por ejemplo, pues se pierde menos tiempo y no hay posibilidad de que en la mesa de al lado – exista algún interesado directo en el tema que usted está tratando.

EXPERIMENTE

La confidencialidad es muy sencilla y fácil de mantener; sólo habrá que aplicar el sentido común para mantener un bajo perfil en cualquier conversación, escrito o proyecto en general.
Si alguna vez ha sentido que alguien de su compañía está filtrando información, puede hacer muchas cosas; todas dependerán de situaciones particulares que, de una u otra forma, cambiarán la forma de actuar, ante la sorpresa de saber que se filtró información.
Por ejemplo, cuando haga copias de un escrito, imprima, fotocopie o escriba las menos posibles. Cualquier copia dañada destrúyala. Y si quiere buscar quién es el que está entregando copias a terceros, individualícelas. Coloque un doble punto en un párrafo para un copia, para la otra doble espacio después de una palabra, pero que sea fácilmente visible; en otra, quítele una coma o agréguesela en alguna parte que no cambie el sentido del escrito y anote a quien le entrega cada una de las copias y su respectiva característica. De esa forma, cuando si por cualquier motivo encuentra que su escrito está en manos ajenas y tiene la oportunidad de verlo, sabrá inmediatamente quién fue el que suministró la fuente original.
Cuando termine de utilizar un escrito confidencial, pida amablemente que se lo devuelvan para mantener la confidencialidad de la información. Cualquier palabra escrita es una pista valiosa para la competencia. Guarde sus archivos con contraseñas de acceso. Y por último y tal vez lo más importante, no comente con sus amigos más de lo estrictamente necesario. Es bueno compartir algo con los amigos, pueden resultar ellos fuente de información muy valiosa, pero nunca cuente más allá, así se esté “muriendo de ganas” por demostrar qué tan importante es usted. Más vale parecer despistado y golpear primero al mercado, que por aparentar ser avispado, perder el proyecto y todos sus anhelos.
La confidencialidad es algo muy sencillo de mantener; en realidad, al leer estos párrafos, le parecerá que lo que se dice es obvio.